„Das sind Workshops, die man in Erinnerung behält.“

Die 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei Dierkes Partner haben sich auf den Weg in die digitale Transformation gemacht – Kanzleipartner Philip Reimann erzählt, wie Haufe Digital Thinking die Kanzlei dabei unterstützt hat.

Welche Rolle spielt Weiterbildung bei Euch in der Kanzlei und wie hat sie sich über die Jahre hinweg entwickelt?

Weiterbildung hat bei uns schon immer eine große Rolle eingenommen. Wir sind ein Ausbildungsbetrieb und legen Wert darauf, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fachlich auf dem neuesten Stand sind. Trotzdem haben wir in den letzten Jahren gemerkt, dass wir noch einen anderen Blick auf die Themen Lernen und Weiterbilden brauchen. Wir haben den Anspruch, über die fachlichen Inhalte hinauszugehen. Wir wollen bereits jetzt die notwendigen Kompetenzen aufbauen, die wir in der Kanzlei in den kommenden Jahren brauchen werden.

Welche Kompetenzen habt Ihr identifiziert?

Wir wollten eigene Fachleute für Themen, die die digitale Transformation der Kanzlei betreffen. Und wir haben erkannt, dass mit einem Wandel die Themen Führung und Projektmanagement angegangen werden müssen. Das ist alles kein klassisch vorgegebener Ausbildungsinhalt. Wir sehen es aber als unsere Aufgabe, unseren Auszubildenden beispielsweise zu Digitalisierungsthemen weiterzubilden.

Wie seid ihr auf das Lern-Angebot/ auf Haufe Digital Thinking von Haufe aufmerksam geworden?

Wir sind auf das Angebot aufmerksam geworden, als es das noch gar nicht gab. Unsere damaligen Ansprechpartner bei Haufe hatten sich aber schon intensiv mit Innovationsmanagement für Kanzleien beschäftigt. Ihre Ideen haben sie uns in einem Termin vorgestellt, um unsere Einschätzung darüber zu hören. Haufe ist ein Unternehmen, das sich immer wieder selbst transformiert hat und transformiert. Das hat uns neugierig gemacht, deshalb sind wir als Testkanzlei bei der Entwicklung dieses neuen Lernprodukts dabeigeblieben.

Wie hat Dierkes Partner Haufe Digital Thinking für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt?

So richtig losgelegt haben wir im Oktober 2019. Da sind wir zu siebt mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen der Kanzlei zum ersten Workshop nach Freiburg gefahren. Wir hatten ein Projekt im Kopf, das wir in der Kanzlei umsetzen wollten. Das haben wir mit in den Workshop genommen und über die zwei Tage vor Ort in Freiburg weiterentwickelt. So hatten wir eine gute Mischung aus theoretischem Input und dem dazugehörigen Praxisbezug für unsere eigene Kanzlei.

Was war das für ein Projekt, das ihr mit der Hilfe von Haufe Digital Thinking umgesetzt habt?

Wir haben uns die Frage gestellt, wie wir noch besser alle Kolleginnen und Kollegen vom Nutzen und der Bedeutung der digitalen Transformation überzeugen können. Wir wollten den Veränderungsprozess in der Kanzlei noch besser gestalten und so viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie möglich begeistern und involvieren. Gleichzeitig wollten wir feinfühliger werden für die Ängste und Sorgen, die mit so einem Veränderungsprozess daherkommen.

Nach dem Workshop konnten wir konkrete Maßnahmen mit in die Kanzlei nehmen, die wir in der Zwischenzeit umgesetzt haben: Wir haben Barcamps für die Kolleginnen und Kollegen veranstaltet, in denen wir Anregungen, Ideen und konstruktive Kritik und Fragen gesammelt haben.

Dieses Format und auch die Methodik dahinter haben wir dank des Workshops kennengelernt, aber auch die Grundüberlegungen, die dahinterstecken: Ein Wandel lässt sich nicht dadurch erreichen, dass man ihn kommuniziert. Es ist ein Prozess und wir müssen Raum für Fragen und Anmerkungen lassen. Dafür braucht es Vertrauen und eine gute Unternehmenskultur.

Die digitale Transformation des eigenen Unternehmens ist eine Mammutaufgabe, bei der man schnell den Überblick verliert. Wie konnte Haufe Digital Thinking Euch dabei helfen, Struktur in Euren Veränderungsprozess zu bringen?

Mit der Aufteilung in die Bereiche „Technologien“, „Prozesse“, „Business“ und „Change“ arbeiten wir auch heute noch. Sie macht uns bewusst, was ein Wandel in der Kanzlei bedeutet und welche Bereiche betroffen sind. Digitalisierung ist technologiegerieben, aber Technologie ist nur ein Bereich, der von der digitalen Transformation betroffen ist. Die Aufteilung in die vier Bereiche macht uns das greifbarer. Wir nutzen sie mittlerweile auch für unsere interne Kommunikation. Natürlich haben wir das nicht von heute auf morgen gelernt, aber all diese Themen werden bei Haufe Digital Thinking methodisch gut aufgegriffen und mit jedem Workshop intensiviert. Uns hat es enorm geholfen, diese Struktur so präsentiert zu bekommen. Denn es ist manchmal schon eine Herausforderung, vor der Masse der Aufgaben nicht zu kapitulieren.

Digitalisierung ist technologiegetrieben, aber Technologie ist nur ein Bereich, der von der digitalen Transformation betroffen ist. Die Aufteilung in die vier Bereiche macht uns das greifbarer.

Habt ihr Haufe Digital Thinking noch weiter für Euch in Anspruch genommen?

Ja, wir haben an einem weiteren Workshop, der auf der ersten Grundlagenschulung aufbaut, teilgenommen. Außerdem haben wir eine weitere Gruppe für das Programm angemeldet, die ihren ersten Workshop in Freiburg hatte und an dem zweiten aufgrund der Corona-Situation per Videokonferenz teilgenommen hat. Spannend waren auch die Avatar-Schulungen, an denen wir für ein paar der vertiefenden Themen teilgenommen haben.

Haufe Digital Thinking verfolgt das Konzept, einzelne Personen aus einer Kanzlei zu schulen, die ihr erlerntes Wissen dann wiederum in die Kanzlei tragen. Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter habt Ihr zu den Schulungen geschickt?

Das war tatsächlich nicht ganz einfach. Wir haben versucht, Leute zu finden, die sich bereits für das Thema Digitalisierung begeistern, damit sie ihr Wissen in die gesamte Organisation tragen. Deshalb haben wir Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen ausgewählt.

Wie konntet Ihr das Gelernte in den Kanzleialltag integrieren?

Beide Gruppen, die an den Workshops teilgenommen haben, haben nicht nur in Freiburg an ihren eigenen Projekten gearbeitet, sondern auch anschließend bei uns in der Kanzlei. Sie treffen sich jeweils einmal in der Woche, besprechen ihr Projekt und kümmern sich darum, dass es weitergeht und die einzelnen Maßnahmen evaluiert werden. Gleichzeitig nutzen sie und nutzen wir die Methoden, die wir in den Workshops kennengelernt haben. Über interne Veranstaltungen machen wir diese Arbeit sichtbar und geben die Erfahrungen weiter.
Außerdem haben wir seit Beginn des Jahres eine Digitalisierungsmanagerin, die ebenfalls an den Workshops teilgenommen hat und sich genau mit den Themen befasst, die wir dort kennengelernt und intensiviert haben. Sie hat also die Bereiche „Technologien“, „Prozesse“, „Business“ und „Change“ im Blick und schaut darauf, dass die wir unsere Projekte rund um die digitale Transformation wirklich umsetzen.

Was waren weitere Projekte, die Dierkes Partner dank Haufe Digital Thinking umgesetzt hat?

Wir beschäftigen uns stark mit orts- und zeitunabhängigen Arbeiten. Wir überlegen, wie ein gutes Arbeitszeitmodell bei uns aussehen könnte und wie wir ortsunabhängiges Arbeiten gestalten wollen. Diese Fragen haben durch Corona massiv an Bedeutung gewonnen.
Eine weitere Idee, die aus den Haufe Digital Thinking-Workshops entstanden ist, ist Elemente aus dem Design-Sprint-Prozess zu nutzen, um in sehr kurzer Zeit schnelle Ergebnisse zu erzielen. In der Beratung kann das dann so aussehen, dass wir gemeinsam mit den Mandanten deren Probleme aufnehmen, sie clustern, gemeinsam priorisieren und den Mandanten zeigen, wo wir oder unsere Kooperationspartner unterstützen können. Diese Herangehensweise haben wir bereits mit einigen Mandanten getestet und die Rückmeldungen waren sehr positiv.

Welche Aha-Momente hattest Du während der Weiterbildung?

Die Aufteilung in die vier Bereiche „Technologien“, „Prozesse“, „Business“ und „Change“ war für mich definitiv ein Aha-Moment, der mir eine Struktur gegeben hat. Ich sehe jetzt den Anfang und das Ende eines Projektes klarer und fühle mich nicht von der schieren Masse an Aufgaben überfordert. Ich erinnere mich auch gerne an die Methoden, die uns vorgestellt wurden, wie zum Beispiel Scrum. Wir haben die komplette Methode in Gruppenarbeiten mit Hilfe von Lego-Steinen kennengelernt. Das sind Workshops, die man in Erinnerung behält.

Was unterscheidet Haufe Digital Thinking von anderen Weiterbildungsangeboten?

Wir haben kein vergleichbares Angebot gefunden, das einerseits viele Grundlagen und einen Überblick vermittelt und andererseits so in die Tiefe geht. Der Bezug zu unserer Arbeit wurde immer hergestellt. Es gibt sehr viele Workshops rund um das Thema Digitalisierung, aber wenige für die Steuerberaterbranche. Uns hat außerdem der didaktische Ansatz begeistert: die Mischung aus theoretischen Impulsen und Gruppenarbeiten und die Einbindung von Expertinnen und Experten. Wir haben uns über die Workshops hinaus begleitet gefühlt. Wir schätzen den regelmäßigen Austausch mit Fachleuten von Haufe, aber auch mit anderen Kanzleimitgliedern, die ebenfalls an den Workshops teilgenommen haben. Das funktioniert deshalb so gut, weil wir dank des Workshops den gleichen theoretischen Hintergrund haben und ähnliche Erfahrungen machen durften.

Uns hat außerdem der didaktische Ansatz begeistert: die Mischung aus theoretischen Impulsen und Gruppenarbeiten und die Einbindung von Expertinnen und Experten.

Für welche Kanzleien ist Haufe Digital Thinking geeignet? Sollten sie gewisse Voraussetzungen erfüllen?

Nein. Eigentlich gibt es doch keine Kanzlei, die nicht von der digitalen Transformation betroffen ist, deshalb sollten sich alle Kanzleien damit auseinandersetzen und diese Inhalte vermittelt bekommen.

Welche Erwartungen hatte Dierkes Partner an Haufe Digital Thinking und wurden diese Erwartungen erfüllt?

Im Nachhinein lässt sich diese Frage schwer beantworten. Wir wissen heute viel mehr als zu Beginn der Workshops. Wir hatten sicherlich eine grobe Erwartungshaltung. Wir wollten ein Verständnis für die digitale Transformation entwickeln und daraus konkrete Handlungen ableiten. Das ist uns gelungen, insofern wurden unsere Erwartungen erfüllt. Wir haben aber eben auch Dinge erlebt und gelernt, die wir gar nicht erwartet hätten.

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