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Suchmaschinen, Kunden-Chats, Computerspiele…: Bots sind überall. Die kleinen Helfer arbeiten Fleißaufgaben eigenständig ab, ohne auf menschliche Interaktion angewiesen zu sein. Haufe entwickelt in wenigen Tagen gemeinsam mit Kanzleien Lösungen – wie funktioniert das?
Dank der strukturierten Arbeit ist die Steuerberatung ein ideales Einsatzgebiet für Bots. Die Entwickler und Innovationsmanager von Haufe entwerfen gemeinsam mit Kanzleien Bot-Anwendungen für den Kanzleialltag. Dieser Entwurfs-Prozess soll hier ins Licht gerückt werden. Wie können solche Prototypen innerhalb von vier Tagen entstehen? Willkommen zum Bot-Sprint.
Der Bot-Sprint ist eng an den Design-Sprint angelehnt, ein agiler Prozess zur kreativen Lösungsfindung für Teams. Wieso Kanzleien Biotope für Bots sind, habe ich für das Taxulting-Portal bereits erläutert, nun aber zum Bot-Sprint:
Große Runde mit sechs Teilnehmern: ein Entwickler von Haufe und zwei Kanzleimitarbeiter, die dessen Arbeit an den kommenden Tagen und im Folgebetrieb fortführen. Ein Haufe-Mitarbeiter, der mit solchen Sprint-Prozessen Erfahrung hat und die vier Tage moderiert. Und zu guter Letzt – und nur an diesem Tag: Zwei Experten / Führungskräfte der Kanzlei.
Am Vormittag geht es vorrangig ums Verstehen und Zuhören. Der Moderator greift dafür auf einen strukturierten und erprobten Fragenkatalog zurück. Es gilt, – ausgehend von den Schmerzpunkten des aktuellen Problems – das Ziel möglichst genau herauszuarbeiten.
Im Fall der mittelständischen Kanzlei mit mehreren Standorten ging es um das Problem, im betriebswirtschaftlichen Beratungsprozess die richtigen Ansprechpartner in der Kanzlei zu finden, um den Mandanten optimal zu beraten und die Informationsweitergabe in der Kanzlei sicherzustellen.
Darauf aufbauend werden bis zu drei Sprintziele festgelegt. Im Falle der später „Donna“ benannten Lösung lauteten diese:
Sind die Fragen formuliert, geht es am Nachmittag bereits an den Entwurf der Lösungen. Der Entwickler von Haufe erläutert den Teilnehmern, welche Bausteine sie in dem Baukastensystem vorfinden und nutzen können, also die verfügbaren Funktionalitäten der Bot-Technologie. So kann ein Bot zum Beispiel Bilder anzeigen, Links aufrufen, Fragen und Antwortmöglichkeiten präsentieren und diese mit einer Logik hinterlegen, sodass die Auswahl einer Option alle weiteren Optionen mit abweichenden Charakteristiken ausblendet.
Jetzt ist die Phantasie der Teilnehmer gefragt. Erstaunlicherweise wird die Phantasie weder durch die Abstraktion (es gibt noch nichts zu sehen), noch durch fehlendes Expertenwissen eingeengt (wofür ist dieser Baustein in dem Baukastensystem genau da?). Typischerweise entwerfen die Teilnehmer, die an diesem Tag durchgängig zusammenarbeiten, mindestens fünf Lösungsansätze.
Moderator, zwei Kanzleimitarbeiter und ein Entwickler von Haufe.
Auch dieser Tag ist ein gemeinsamer Workshop in großer Runde. Nachdem die Teilnehmer eine Nacht über den ersten Lösungsentwürfen schlafen konnten, geht es um die Auswahl der vielversprechendsten Option. Auch hierbei leitete der Moderator anhand eines Fragenkatalogs durch die Aufgabe. Es entsteht der Bauplan für den Bot. Zusätzlich werden Zuständigkeiten festgelegt und Aufgaben verteilt.
Moderator, zwei Kanzleimitarbeiter und ein Entwickler von Haufe.
An diesem Tag arbeiten die Teilnehmer einzeln oder bei Bedarf auch gemeinsam an den Bausteinen des zukünftigen Bots. Die Kanzleimitarbeiter liefern den Input und die Logik des Bots. Der Entwickler setzt diese Vorgaben in Code um. Die Kanzleimitarbeiter liefern die finalen Inhalte, der Entwickler baut sie ein. Im beschriebenen Fall waren das zum Beispiel die Namen, Fachgebiete und Zuständigkeiten der gesamten Kanzleimitarbeiter.
Der Nachmittag steht unter dem Zeichen erster Tests. Die Chatfunktion wird mit der Logik verknüpft. Fehler werden eliminiert. Tippfehler werden korrigiert.
Neu dazu kommen fünf Anwender aus der Kanzlei und zusätzlich wie gehabt Moderator, zwei Kanzleimitarbeiter und ein Entwickler von Haufe.
Am Vormittag wird der Prototyp ausführlich getestet. Am Nachmittag gilt es, den Bot-Sprint zu bewerten und aus dem Feedback aller Teilnehmer Schritte für den folgenden Entwicklungszyklus abzuleiten.
Die fünf Anwender werden abhängig von Prozess und Aufgabe ausgewählt. So wurde beim Test von Donna beispielsweise darauf geachtet, dass die Anwender den gesamten Erfahrungshorizont der Kanzlei abbilden – vom Azubis bis zum Partner. Denn dieser Bot ist für die gesamte Belegschaft gedacht.
Jeder Anwender hat eine Stunde Zeit, den Bot auf Herz und Nieren zu testen. Der Test wird gefilmt, weil sich aus diesen individuellen Erfahrungen Hinweise auf die Usability des Bot ergeben: wertvolle Informationen für zukünftige Weiterentwicklungen.
Anschließend werden die Anwender befragt. Damit die Aussagen der Anwender vergleichbar sind und der Test eine höhere Aussagekraft erhält, verwendet der Moderator auch hierfür einen strukturierter Fragenkatalog.
Am Nachmittag geht es einerseits um ein Fazit des Bot-Sprints – wurden die Sprint-Fragen zufriedenstellend beantwortet? – und andererseits um einen Ausblick über den Prototypen hinaus: Ist der Prototyp verhältnismäßig und wirtschaftlich zu betreiben? Lohnt sich die Weiterentwicklung zum marktreifen Produkt? Wie reiht es sich in die strategische Ausrichtung der Kanzlei und Entwickler ein?
Diese Fragen betreffen das Management der Beteiligten. Der Prototyp jedoch entstand an der Basis der Anwender. In vier Tagen.
Kein Zweifel: Die Bots sind da. Auch in der Steuerberatung gibt es erste Anwendungen. Dank der strukturierten Arbeit in Kanzleien und der gesetzlichen Regelwerke ist die Steuerberatung ein ideales Einsatzgebiet für diese technischen Helfer.
Kein Zweifel: Die Bots sind da. Auch in der Steuerberatung gibt es erste Anwendungen. Dank der strukturierten Arbeit in Kanzleien und der gesetzlichen Regelwerke ist die Steuerberatung ein ideales Einsatzgebiet für diese technischen Helfer.
Nicht immer müssen es die ganz großen Prozesse sein, die dank neuer Technologien auf Effizienz getrimmt werden. Mitunter sind es auch die kleinen Dinge, die den Arbeitsalltag in der Steuerkanzlei vereinfachen.
