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Arbeiten von zuhause: Ist Homeoffice eine Option für Steuerkanzleien?

Arbeit mit nach Hause nehmen ist in Kanzleien schon seit Jahrzehnten normal. Wurde früher meist ein Stapel Unterlagen mitgenommen, geht das moderne Homeoffice dank VPN-Zugriff und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) weiter. In vergangenen Zeiten waren Kinder, Pflege oder ein langer Arbeitsweg die Hauptbeweggründe für das Arbeiten im Homeoffice, heute nehmen Mitarbeiter das Angebot auch unabhängig von familiärer Notwendigkeit gerne in Anspruch, oder fordern es sogar ein.

Anna Hinn
Innovation & Product Management
29
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08
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2019

Es gibt zahlreiche Gründe, wieso Arbeitnehmer gerne im Homeoffice bleiben: viele fühlen sich im heimischen Umfeld wohler, sparen sich das Pendeln, oder können Post und Handwerker empfangen. Neben Komfort bietet das Homeoffice für viele aber auch die Möglichkeit Beruf und Familie besser unter einen Hut zu bringen. Wenn Eltern bei Schulausfall oder mit krankem Kind einfach von zuhause arbeiten können, profitieren sowohl sie als auch der Arbeitgeber.

Worauf müssen Sie achten, wenn Sie Ihren Kanzleimitarbeitern die Möglichkeit geben wollen, von zuhause zu arbeiten?

Rechtliche Grundlagen

Homeoffice beschreibt eine besondere Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer seine Arbeit komplett oder teilweise von zuhause ausführt (auch Telearbeit genannt). Grundsätzlich hat Homeoffice von beiden Seiten freiwillig zu erfolgen. Da die Wohnung als Privatsphäre des Arbeitnehmers besonderen Schutz genießt, kann der Arbeitgeber ihn nicht einseitig zwingen, seine Privaträume als Büro zu nutzen. Andersrum kann der Arbeitnehmer nur in seltenen Fällen einen Anspruch auf Homeoffice geltend machen.

Regelungen zum Homeoffice können sich in Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen finden. Rechtliche Grundlage ist in der Regel eine arbeitsvertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im gegenseitigen Einvernehmen. Die Schriftform für eine Homeoffice-Vereinbarung ist nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen.

Technische Ausstattung

Das Homeoffice erfährt unter anderem durch die Digitalisierung der Steuerberatung eine Renaissance. Die Anbindung ist einfacher als früher, eine eigene IT-Abteilung ist dafür nicht mehr nötig. Wenn interne Abläufe – von der Rechnungsstellung über die Buchhaltung bis zur Personalabteilung – digitalisiert werden, erhalten Mitarbeiter außerdem neue Aufgaben, die häufig an keinen Ort mehr gebunden sind. Zusätzlich erleichtern zentrale Dokumenten-Management-Systeme die Aktenverwaltung, Dokumente werden zentral gespeichert und sind für jeden Kanzleimitarbeiter ortsunabhängig zugänglich. Zusätzlich erleichtert die Cloud das Arbeiten von zuhause. Auch heute müssen technische Grundlagen geschaffen werden, die Mitarbeitern produktives und vor allem sicheres Arbeiten von zuhause ermöglichen.

Vertrauen in die Mitarbeiter

Gerade für Steuerberater ist die zeitgenaue Abrechnung oft ein Grund, Homeoffice gar nicht erst anzubieten. Wer seinen Mitarbeitern misstraut, wird dem Konzept per se skeptisch gegenüberstehen. Nicht selten wird mangelnde Disziplin oder ständige Ablenkung befürchtet, sobald ein Mitarbeiter sich nicht im professionellen Umfeld der Kanzlei befindet.

Studien zeigen jedoch, dass viele Menschen zuhause produktiver arbeiten können, weil die Ablenkung durch Kollegen und Telefonate abnimmt. Außerdem sind sie eher bereit auch den Feierabend hinauszuzögern, um eine Aufgabe abzuhaken, oder auch kleinere Aufgaben zu erledigen, wenn sie dafür nicht extra den Arbeitsweg auf sich nehmen müssen. Wer seinen Kanzleimitarbeitern Homeoffice ermöglicht, drückt Vertrauen und Wertschätzung aus und fördert so das selbstständige und eigenverantwortliche Arbeiten.

Darüber hinaus erleichtert es Ihnen die Suche nach Fachkräften, weil Sie sich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren können. Viele junge Mitarbeiter erwarten heutzutage die Möglichkeit von Homeoffice und Fachkräfte mit Kindern können Sie gegebenenfalls nur dann ins Unternehmen locken, wenn Sie ihnen die Möglichkeit bieten, auch mal von zuhause zu arbeiten.

Letztlich sollten die Arbeitserfolge entscheidend sein – solange die Leistung der Mitarbeiter im Homeoffice nicht abnimmt und sie sich nicht isolieren, spricht nichts dagegen, ihnen die Arbeit von zuhause zu ermöglichen.

Taxulting
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