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Effiziente Recherche in Steuerkanzleien: So sparen Sie Zeit und Geld

Die tägliche Recherche stellt eine wesentliche Aufgabe jeder Kanzlei dar. Doch stundenlang etwas zu suchen, um es dann immer noch nicht zu finden, ist mühsam und nervenaufreibend.

Online Redaktion
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2019
"Als ich des Suchens müde war, erlernte ich das Finden." - F. Nietzsche
"Als ich des Suchens müde war, erlernte ich das Finden." - F. Nietzsche

In die Jahre gekommene Bücher haben oft einen verstohlenen Charme. Der Grund, weswegen Literaturliebhaber gerne Bibliotheken aufsuchen und sich vom Zauber alter Werke inspirieren lassen. Das Flanieren zwischen den ungewohnt stillen Bücherregalen wirkt dabei fast schon entspannend: keine Hektik, kein Lärm…und doch haben die Papiersammlungen so viel zu erzählen. Spätestens aber dann, wenn wir rasch an kompaktes Informationsmaterial kommen müssen, ist es vorbei mit der Bücherromantik.

Stundenlang etwas zu suchen, um es dann immer noch nicht zu finden, ist nervenaufreibend und frisst vor allem eins: kostbare Zeit. Heutzutage erspart man sich deshalb den Weg in die Stadtbibliothek oder das Unternehmensarchiv - man öffnet stattdessen eine digitale Datenbank oder den Internetbrowser und tippt in die Suchmaschine ein, was innerhalb von Sekunden gefunden werden soll. Die tägliche Recherche stellt auch eine wesentliche Aufgabe in Kanzleien dar. Doch haben Sie jemals kalkuliert, wie viel Zeit und Geld Sie und Ihre KanzleimitarbeiterInnen täglich in Recherchearbeit investieren?

Die Suche nach den richtigen Informationen ist eng verstrickt mit einem enormen Zeitaufwand.

Die Digitale Kanzleibibliothek in der Haufe Suite stellt Ihnen die Inhalte unserer renommierten Partnerverlage digital zur Verfügung, alles komprimiert und auf einen Mausklick! Dank einer solch flexiblen, digitalen Suche können sich Ihre MitarbeiterInnen auf weitere Aufgaben fokussieren – eine Effizienz die Steuerberateraugen zum Strahlen bringen. Nun brauchen Sie nur noch das richtige Suchverhalten.

Es gibt vier praktische Tipps, wie Sie Ihre Suche in der digitalen Kanzleibibliothek optimieren können:

1. Schnelle Suchfunktionen

Damit Sie innerhalb weniger Sekunden finden, was Sie suchen. Filtern Sie zudem Ihre Suchergebnisse und verfeinern Sie durch verwandte Suchbegriffe.

2. Eingeschränkte Suche

Schränken Sie Ihre Suche ein auf: 

  • eigene Kanzleiinhalte
  • Partnerverlage
  • Ihr Steuer Office Paket  

3. UND/ODER Suche  

Sie suchen Informationen zu zwei Begriffen gleichzeitig? Kein Problem mit der UND/ODER Suche: geben Sie einfach beide Begriffe in das Suchfeld ein. In der Trefferliste stehen die Dokumente an erster Stelle, in denen beide Begriffe vorkommen. Danach werden die Dokumente angezeigt, die entweder nur den einen oder den anderen Begriff enthalten.    

4. Direktsuche

Für ganz konkrete Suchanfragen: Sie suchen den genauen Wortlaut eines Gesetzesparagraphen? Finden Sie diese einfach und flexibel mit der digitalen Steuerkanzlei. Zudem haben Sie den Vorteil, passende Beiträge und Zweiturteile zu finden.  

Und falls Sie doch noch ausweichen müssen auf das World Wide Web: auch hier herrscht eine Flut an Informationen, die es erst einmal zu filtern gilt. Google bietet ebenso diverse (ähnliche) Suchbefehle, mit denen die Internet-Suche eingeschränkt bzw. verfeinert werden kann.

Tipps für optimierte Google-Suche:

Domain-Suche

Der sogenannte Site-Operator ermöglicht die Suche innerhalb einer Internetadresse. Hierzu geben Sie die Domain in das Suchfeld ein und fügen dieser einen Doppelpunkt hinzu. Nun folgt der eigentliche Suchbegriff. Es werden alle Seiten der Domain aufgelistet, die im Index der Suchmaschine vorhanden sind und den Suchbegriff beinhalten.  

+/- Suche

Suchbegriffe hinzufügen oder ausschließen: Sie können Webseiten, die ein bestimmtes Wort enthalten, aus der Ergebnisliste ausschließen. Verwenden Sie dazu das Minuszeichen direkt vor dem Begriff. Dies funktioniert auch mit mehr als einem Suchbegriff, sowie mit mehreren Domain-Namen.

AND & OR

Auch bei Google gibt es die UND/ODER-Suche, jedoch funktioniert diese etwas anders. Zudem muss man die englischen Kürzel AND und OR verwenden. Beispiel: Sie suchen nach Socken weiß OR schwarz, dann bekommen Sie Suchergebnisse für weiße Socken oder schwarze Socken; wobei hingegen das AND dazu führt, dass Sie schwarz-weiß karierte Socken finden.  

Anführungszeichen

Suchen Sie nach einer exakten Wortsequenz oder einem bestimmten Ausdruck, so empfiehlt es sich Anführungszeichen zu verwenden. Dadurch wird die Suche engmaschiger und konkreter. Bei populären Suchbegriffen sind die Anführungszeichen nicht wirklich nötig, aber sie können hilfreich sein, wenn es um spezifische Ausdrücke geht (z. B. Produkt-Identifikation, Namenskombinationen, Teile von Liedtexten oder Filmtitel).

Dateiformate

Es ist möglich, gezielt nach Dateiformaten zu suchen. Hierzu gibt man einfach den gewünschten Dateityp wie folgt an: PISA Studie filetype:pdf (weitere mögliche Endungen sind: doc (Word), xls (Excel), ppt (PowerPoint) und .jpg (Bilddatei))

Produkt - Vertrieb
Haufe Effizienz-Rechner

Der Effizienz-Rechner zeigt Ihnen, wie viel Zeit und Kosten Sie mit der Recherche-Plattform von Haufe sparen könnten.

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Steuerkanzleien wünschen sich eine Wissenskultur, in der Mitarbeiter gerne bereit sind, ihre Expertise zu teilen.

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