Intranet und interne Kommunikation in der Steuerkanzlei

Wirtschaftlicher Erfolg in der Steuerberatung hängt heute immer mehr davon ab, wie effizient das im Unternehmen vorhandene Wissen genutzt wird. Nur wenn die interne Kommunikation funktioniert, können Wissens-Ressourcen voll ausgeschöpft werden. Zudem wird die Mitarbeiter-Motivation steigen und Prozesse können schlanker werden. Ein Kanzlei-Intranet kann ein Weg sein, um dies zu gewährleisten.

Die Motivation der Mitarbeiter, ihr Wissen und ihre Beziehungen zu Geschäftspartnern sind sehr schwer greifbare Faktoren. Und doch sind sie für den Erfolg eines jeden Unternehmens entscheidend. In der Wirtschaft sind Intranets daher schon seit geraumer Zeit ein beliebter Weg um den Austausch von Wissen zu erleichtern und Prozesse zu vereinfachen. Und auch Steuerberatungsgesellschaften nutzen vermehrt die Möglichkeiten moderner Portale. Indem Arbeitsprozesse effizient unterstützt werden, können sie ihren Mandanten einen echten Mehrwert bieten.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein unternehmensinternes Netzwerk. Es dient der Unterstützung von Arbeits- und Kommunikationsprozessen und wird von den Mitarbeitern eines Unternehmens genutzt, um Informationen und Wissen auszutauschen.

Der Zugriff auf das Intranet erfolgt mit einem gewöhnlichen Internet-Browser wie dem Internet Explorer, Firefox oder Chrome. Im Gegensatz zum Internet ist ein Intranet jedoch ein geschlossenes Netzwerk. Nur berechtigte Personen können darauf zugreifen und der Zugriff von außerhalb des Unternehmens ist eingeschränkt. Dadurch können im Intranet auch kanzleiinterne Informationen für die berechtigten Nutzer bereitgestellt werden.

Ein Intranet dient meist nicht nur der Bereitstellung von allgemeinen Kanzleiinformationen, sondern kann auch weitere Funktionen enthalten. Manche Lösungen ermöglichen zum Beispiel das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Urlaubs- und Dienstreiseanträge sowie der Kantinenplan lassen sich ebenso integrieren wie ein CRM-System oder eine Steuerrechtsdatenbank.

Kanzlei-Intranet für die interne Kommunikation

Kaum jemand wird verneinen, dass sich die interne Kommunikation für Kanzleien in einem immer dynamischeren Umfeld zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor entwickelt. Die Mitarbeiter sollten für sie relevante Informationen zur richtigen Zeit erhalten und darauf zurückgreifen können. Gut informierte Mitarbeiter werden sich eher einbezogen fühlen, sie haben das Gefühl, etwas beitragen zu können und werden sich folglich mehr engagieren.

Dazu muss die interne Kommunikation jedoch organisiert werden. Denn wenn lediglich informelle Wege der Kommunikation genutzt werden, ist eine gleichberechtigte Information der Mitarbeiter so gut wie ausgeschlossen: Mitarbeiter im Homeoffice oder vor Ort beim Mandanten haben wenig davon, wenn eine wichtige Info nur informell zwischen Teeküche und Schreibtisch kommuniziert wird und sie nicht erreicht.

Es ist daher sinnvoll, Kanäle zu schaffen um die interne Kommunikation effizient zu organisieren. Das Intranet ist eine effiziente Möglichkeit dafür. „Klassische“ Intranets entsprechen eher einem Push-Kanal. Das heißt, (redaktionell erstellte) Informationen werden hier für die Mitarbeiter bereitgestellt.

Eine interaktivere Form ist das sogenannte „Social Intranet“. Hier sind die Mitarbeiter keine reinen Empfänger von Nachrichten, sondern sie können sich selbst beteiligen und untereinander austauschen. Das geschieht in Form von Kommentaren, Chats oder projektbezogenen Teamräumen. Damit werden die Mitarbeiter zu Mitgestaltern und es kann eine umfassende Wissenssammlung im Intranet entstehen. 

So können Steuerkanzleien von einem Intranet profitieren

Ein Kanzlei-Intranet kann deutliche Vorteile bringen. Vor allem Steuerkanzleien mit mehreren Standorten, Mitarbeitern im Homeoffice oder im Außendienst können von zentral gehaltenen und weltweit abrufbaren Informationen profitieren. Termine, Mandantendatensätze, Kommentierungen und weitere Kanzleiressourcen sind über das Intranet sicher und standortunabhängig verfügbar.

Darüber hinaus kann ein Kanzlei-Portal die interne Kommunikation hierarchieebenen- und abteilungsübergreifend fördern. Das kann positive Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit haben und gleichzeitig zuvor ungenutzte Wissensressourcen erschließen.

Insbesondere Dokumente, die schnell veralten wie z. B. Vorlagen, Anweisungen oder Standardbriefe, können über das Intranet immer aktuell bereitgestellt werden. Mitarbeiter sollten daher immer die aktuellen Dokumente aus dem Intranet abrufen und nicht auf lokal gespeicherte Vorlagen zurückgreifen.

Steuerkanzleien unterscheiden sich in wichtigen Punkten von anderen Unternehmen. Dies gilt es bei der Einführung eines Intranets für die Kanzlei zu beachten. Wie sehen die gewünschten Kommunikationswege aus? Wie ist es um die IT-Kenntnisse der Mitarbeiter bestellt und ist evtl. eine Einführung in die neue Plattform notwendig? Ist das nötige Know-how vorhanden, um das Intranet auf einem eigenen Server zu betreiben oder ist ein Cloud-Service die bessere Alternative? Und wo werden die vertraulichen Mandantendaten gespeichert?

Ein entscheidender Punkt ist auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für die neue Plattform. Es ist nicht damit getan, ein „Intranet hinzustellen“. Vielmehr müssen sich die Mitarbeiter auch darauf einlassen, die Möglichkeiten der Plattform umfassend zu nutzen. Hier können Key-User als „Vorbilder“ und Trainer für ihre Kollegen dienen.

Insgesamt überwiegen die möglichen Vorteile die Risiken deutlich. Vor allem beim Betrieb einer Cloud-Plattform sind die Kosten für die Einführung und Wartung transparent. Die Einsparungspotentiale durch schlankere Prozesse, geringere Fehleranfälligkeit sowie bessere Kommunikation und Wissenstransfer übersteigen die Investition in die Plattform meist recht schnell.

Studie „Wissensmanagement in der Steuerkanzlei“

Das Intranet bietet - wie auch dedizierte Wissensdatenbanken - viele Möglichkeiten, Wissen zu sammeln, kanzleiweit zur Verfügung zu stellen und neue Mitarbeiter schnell einzulernen. Die Umfrage „Wissensmanagement in der Steuerkanzlei“ zeigt jedoch deutlichen Handlungsbedarf: Gerade im Bereich Wissenstransfer können Kanzleien noch von bisher ungenutzten Potentialen profitieren.

Über 90 % der Umfrageteilnehmer schätzen die Bedeutung von Wissen und Weiterbildung als (außerordentlich) wichtig für den Erfolg der Kanzlei ein. Trotz dieser Einschätzung fehlen in Steuerkanzleien oftmals noch die geeigneten Werkzeuge, um Wissen gezielt zu sammeln und weiterzugeben. Etwa ein Drittel der Befragten nutzt bislang ein Intranet zum internen Informationsaustausch. Collaboration Tools oder ein Social Intranet sind dahingegen bisher nur bei 13 % der Kanzleien im Einsatz.