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Steuerkanzleien im Homeoffice

Social Distancing gegen Covid-19 heißt in vielen Fällen auch: Die Menschen arbeiten nicht wie gewohnt die meiste Zeit in der Kanzlei, sondern von zuhause aus. Mitarbeiter, die im Homeoffice das Tagesgeschäft unterstützen, sind generell keine Seltenheit mehr. In außergewöhnlichen Zeiten, wie wir sie aktuell vorfinden, steht aber plötzlich alles Kopf. Die Arbeitswelt wird durcheinander gewirbelt: Denn auf einmal ist nicht nur ein einzelner Mitarbeiter im Homeoffice, sondern die ganze Kanzlei. Nun ist die Zeit, virtuelle Zusammenarbeit auf die Probe zu stellen.

Julia Herzog
Online-Redakteurin
26
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03
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2020

In der Krise liegt die Möglichkeit: Nun haben Sie die Chance, die Arbeit aus dem Homeoffice auf die Probe zu stellen und zu optimieren!

Vertrauen in die Mitarbeiter ist das A&O

Falls Sie das Gefühl haben, die Kontrolle zu verlieren, wenn Sie Ihre Kanzleimitarbeiter nicht um sich haben, dann fragen Sie sich an dieser Stelle: Ist Vertrauen nicht das Fundament jeder Beziehung? Auch Arbeitsbeziehungen bauen auf gegenseitigem Vertrauen auf. Wer seinen Mitarbeitern misstraut, sollte sich fragen, woher dieses Misstrauen rührt und daran arbeiten. Natürlich fürchtet man, dass die Mitarbeiter im Homeoffice nicht diszipliniert genug agieren und sich schnell ablenken lassen. Doch braucht es tatsächlich das professionelle Kanzlei-Setting oder bietet das Homeoffice sogar eine Atmosphäre der Ungestörtheit? Studien bestätigen, dass viele Menschen zuhause umso produktiver arbeiten, da die Möglichkeit mit den Kollegen zu sprechen abnimmt und Telefonate mit Klienten nicht so häufig drohen, aus dem konzentrierten Arbeiten herauszureißen.

Sie werden es nicht bei jedem einzelnen Mitarbeiter genau nachvollziehen können, wann er wo und wie am effizientesten arbeitet, doch am Ende zählt nur eins: die erbrachte Leistung. Das ist es, worauf Sie sich verlassen müssen. Wer seinen Kanzleimitarbeitern im Homeoffice Vertrauen schenkt, erbringt ihnen gleichermaßen Wertschätzung entgegen. Und das wiederum fördert selbstständiges, eigenverantwortliches Arbeiten. Je mehr Sie kontrollieren, desto weniger Verantwortung spüren Ihre Angestellten.

Wir müssen umdenken

Zu einer realistischen und flexiblen Arbeitsplanung gehört auch immer die transparente Abstimmung untereinander und somit die Kommunikation. Im Homeoffice funktioniert Kommunikation natürlich anders, wichtig ist nur, dass sie stattfindet. Eine kurze und vor allem regelmäßige Arbeitsbesprechung, telefonisch oder via Online-Plattform (Skype, Teams, Hangouts, o. ä.), sollte daher auf keinen Fall fehlen. Um die Qualität der Arbeit - fachlich wie mandantenorientiert - sicherzustellen, empfiehlt sich das Arbeiten nach einheitlichen Abläufen oder mit Checklisten. Diese Vorgehensweise ist insbesondere bei neuen Mitarbeitern, die ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten, hilfreich um Strukturen zu erlernen und beizubehalten.

Technische Ausstattung prüfen

Das Homeoffice erfährt unter anderem durch die Digitalisierung der Steuerberatung einen immer stärkeren Trend. Die Anbindung ist einfacher als früher, eine eigene IT-Abteilung ist dafür nicht mehr nötig. Wenn interne Abläufe – von der Rechnungsstellung über die Buchhaltung bis zur Personalabteilung – digitalisiert werden, erhalten Mitarbeiter außerdem neue Aufgaben, die häufig an keinen Ort mehr gebunden sind. Zusätzlich erleichtern zentrale Dokumenten-Management-Systeme die Aktenverwaltung, Dokumente werden zentral gespeichert und sind für jeden Kanzleimitarbeiter ortsunabhängig zugänglich. Zusätzlich erleichtert die Cloud das Arbeiten von zuhause. Auch heute müssen technische Grundlagen geschaffen werden, die Mitarbeitern produktives und vor allem sicheres Arbeiten von zuhause ermöglichen.

Abgrenzung Homeoffice und Mobilarbeit

Homeoffice beschreibt eine besondere Arbeitsform, bei der Arbeitnehmer ihre Arbeit komplett oder teilweise von zuhause ausführen, aufgrund von privaten Umständen zum Beispiel. Die momentane Situation, dass alle - bedingt durch das Corona Virus - von Zuhause aus arbeiten, beschreibt eigentlich die Mobilarbeit. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsplatz überall flexibel mitnehmen und ortsungebunden arbeiten kann. Ist Homeoffice fest vorgeschrieben oder vereinbart, so sollte dies arbeitsvertraglich festgehalten werden. Orientierung bieten hierbei Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.

Weitere nützliche Tipps und ein kostenloses Whitepaper zum Homeoffice finden Sie auf der Übersichtsseite zu Steuerberatung in der Corona-Krise.

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Whitepaper: Steuerkanzleien im Homeoffice

Wir haben einen Leitfaden für Sie zusammengestellt. Darin erfahren Sie, was Sie technisch, arbeitsrechtlich und zwischenmenschlich beachten müssen, damit die Arbeit im Homeoffice gelingt.

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