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Tax goes digital: Sind Sie bereit?

Je nachdem welche Maßnahmen Steuerkanzleien schon unternommen haben, kann es ein bis drei Jahre dauern, bis Sie vollständig in der digitalen Welt angekommen sind. Die folgende Check-Liste kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten. Wichtig ist: Fangen Sie an!

Online Redaktion
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2020
Time for coffee and new beginnings.
Time for coffee and new beginnings.

Wir verraten Ihnen sechs Schritte, die wichtig sind, um den digitalen Wandel zu meistern:  

Schritt 1: Überzeugungsarbeit leisten

Holen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter mit ins Boot und suchen Sie sich Verbündete in der Kanzlei: Personen, die der digitalen Welt gegenüber aufgeschlossen sind und eine Vorreiterrolle übernehmen. Besprechen Sie mit diesen Mitarbeitern vorab, welche Schritte in welcher Reihenfolge umgesetzt werden und bei welchen Themen sie federführend mitwirken können und wollen. Veranstalten Sie einen Team-Workshop, in dem Sie die zukünftige Entwicklung aufzeigen sowie Ihren konkreten Umsetzungsplan präsentieren. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter dabei ihre Ängste äußern und greifen Sie diese in einer Pro-und-Contra-Liste auf. Ablehnung oder Skepsis sind bei Veränderungen normal. Nehmen Sie sich „Wenn und Aber“ zu Herzen und überlegen Sie gemeinsam, mit welchen Maßnahmen alle Zweifel aus der Welt geschaffen werden.  

Schritt 2: Mit den internen Prozessen beginnen

Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) legen Sie den Grundstein. Die Systeme sind mittlerweile voll ausgereift: Alle internen Dokumente können dort digitalisiert und verschlagwortet werden. Damit dies gelingt und ein fehlerfreier Umgang mit dem System gewährleistet ist, müssen Mitarbeiter auf dieses geschult werden. Natürlich bedeuten Schulung und das Digitalisieren zunächst einen Aufwand, doch dieser rechnet sich. Eine gute Methode, um die zeitlichen Ressourcen Ihrer Mitarbeiter zu schonen, ist es, Aushilfskräfte in einer einmaligen Aktion die nötigen Dokumente aus dem aktuellen und aus dem Vorjahr einscannen zu lassen. Ab dann können Mitarbeiter sämtlichen Posteingang und -ausgang selbst einscannen. Je nach Struktur der Kanzlei kann diese Arbeit das Sekretariat übernehmen.

Außerdem: Machen Sie sich die Digitalisierung leicht und lagern Sie Ihre Rechnerkapazitäten mithilfe eines Application Service Provider (ASP) aus. Damit ist ihr erster Schritt in die Cloud getan. Das bietet die Vorteile, dass Sie sich nicht mehr um Hard- und Softwareaktualisierungen und Sicherheitsroutinen kümmern müssen.  

Schritt 3: Kanzleirechnungswesen digital umstellen  

Beginnen Sie mit Ihrer eigenen Finanz- und Lohnbuchhaltung und scannen Sie Ihre Belege ein – machen Sie in vollem Umfang nutzen von Ihrer digitalen Lösung! Starten Sie parallel dazu ein Pilotprojekt: Gewinnen Sie auch hier für das Pilotteam interessierte Mitarbeiter und bilden Sie ein Digital-Team aus diesen sowie ausgewählten Mandanten. Im nächsten Schritt prüfen Sie, welche Schnittstellen vorhanden sind oder geschaffen werden müssen, damit digitale Unterlagen des Mandanten reibungslos in das eigene System eingespeist werden können. Hilfreiche Fragen, die es zu klären gilt, sind: Wer scannt die Dokumente (Kanzlei oder Mandant), wie wird der Buchungsrhythmus zukünftig aussehen, bis wann sind digitale Belege einzureichen? Auf diesem Wege gelingt es, analoge Pendelordner durch digitale zu ersetzen.

Sind die ersten Mandanten umgestellt, können Sie nach und nach auch die restlichen mit ins Boot holen. Es bietet sich an, zunächst auszuloten, welche Mandanten zuerst umgestellt werden sollten und Gruppen zu Bilden. Beginnen Sie z. B. mit den Mandanten, die dem Digitalisierungsprozess aufgeschlossen gegenüberstehen und mit jenen, für die es den größten Nutzen (z. B. aufgrund der Entfernung zur Kanzlei) bringt.

Stoßen Sie auf Widerstand seitens einiger Mandanten, reihen Sie diese ans Ende des Umstellungsprozesses. Sobald alle anderen Mandanten umgestellt sind, entscheiden Sie, ob es noch die richtigen Mandanten für Sie sind oder erhöhen Sie Ihre Preise aufgrund manueller Zusatztätigkeiten. Erfahrungsgemäß dauert der Umstellungsprozess etwa ein Jahr, wenn Sie mit klaren Zielvorgaben arbeiten.

Schritt 4: Prozesse der internen Zusammenarbeit optimieren

Werfen Sie einen Blick auf Ihre digitalen Abläufe und entscheiden Sie, welche Prozesse optimiert werden können. Gibt es Strukturen/Prozesse, die lediglich die analoge Papierwelt abbilden? Können Informationsfluss und die Zusammenarbeit durch die digitale Lösung neu strukturiert werden? Befassen Sie sich mit Programmen wie OneNote und schauen Sie sich Wiki-Lösungen an, um zu entscheiden, was sich am besten für Sie eignet.  

Schritt 5: Den Außenauftritt anpassen

Sind Ihre internen Prozesse sowie die Buchhaltung digitalisiert, machen Sie auf Ihrer Website darauf aufmerksam. Sie können dem Thema „Digitale Zusammenarbeit“ einen eigenen Bereich widmen und damit potenzielle Mandanten erreichen, die weg von einem analogen Pendelordner möchten und dafür ihren Steuerberater wechseln würden. Als Besonderheit bieten Sie ein eigenes Portal für Mandanten an, welches die Möglichkeit bereithält, sämtliche Belege digital in die Kanzlei zu übertragen.

Schritt 6: Cloud-Lösungen für Mandanten

Mit Cloud-Lösungen lassen sich z. B. die eigenen Prozesse des Rechnungswesens effizienter gestalten. Unternehmen bieten mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten an.  Es lohnt sich, das Pilot-Team drei bis fünf solcher Lösungen testen zu lassen. Da Mandanten unterschiedliche Anforderungen haben, kann es vorkommen, dass Sie mehrere Lösungen benötigen. Um das herauszufinden, schauen Sie sich dazu die Abläufe vor Ort bei Ihren Mandanten an und machen Sie deutlich, dass eine Cloud-Lösung eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt. Das hat den positiven Nebeneffekt, dass Ihr Mandant in der Zukunft die Buchungsvorbereitung selbst übernimmt.  Haben Sie und Ihr Team sich für eine oder mehrere Lösungen entschieden, kann es auch hier nicht schaden, sich auf Ihrer Website als Cloud-Experte zu positionieren.

Taxulting
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