Mindset und Tools als entscheidende Digitalisierungsfaktoren - Interview mit Christian Weiss

Ein Digitalisierungsprojekt muss von der gesamten Kanzlei getragen werden.

‍Die Digitalisierung macht vor Steuerkanzleien keinen Halt. Was sind derzeit die größten Herausforderungen für Kanzleien, die sich in Richtung Zukunft bewegen möchten?

Christian Weiss: Für die erfolgreiche Transformation sind drei Faktoren entscheidend. Zum einen geht es um die Veränderungsbereitschaft der gesamten Kanzlei. Ein Digitalisierungs-projekt muss von der gesamten Kanzlei getragen werden. Die reine Installation von Technologie oder eine auf diktierte neue Arbeitsweise ist nicht nachhaltig und ineffektiv.

Die Bereitschaft zur Veränderung bei den Mitarbeiter:innen ist entscheidend bei Change-Prozessen. Zum anderen ist die passende Technologie ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Die Vielzahl an Anbietern und Lösungen sorgt für eine gewisse Unklarheit bei der Frage, was brauche ich eigentlich wirklich. Sinnvolles von Überflüssigem zu unterscheiden und eine große Systemlandschaft anstelle von Insellösungen zu etablieren, sollte das Ziel sein und bedarf Expertise. Die tatsächlich größte Herausforderung, der sich die Kanzleien bei der Transformation stellen müssen, ist die Organisation und das Projektmanagement. Um eine permanente Arbeitsfähigkeit zu garantieren und das Team von Beginn an zu involvieren, ist eine abgestimmte Roadmap notwendig. Sie garantiert die Einhaltung der einzelnen Prozessschritte und basiert im Idealfall auf einer langfristigen Strategie. Den Überblick zu behalten und stets im Sinne des Zielbilds zu agieren ist entscheidend für das Endergebnis.  

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‍Die digitale Transformation ist ein fortlaufender Prozess. Wie verändert sich die Arbeitsweise in den Kanzleien während des digitalen Wandels?

Christian Weiss: Wenn wir gemeinsam mit Kanzleien in einer strukturierten Vorgehensweise den Prozess der digitalen Transformation vorantreiben, ist die größte Veränderung die Bereitschaft zum Wandel der gesamten Organisation. Das heißt, nicht nur die Inhaber:innen oder Partner:innen, sondern vor allem auch die Mitarbeiter:innen sind bereit, den Weg zu gehen und erkennen, dass die Transformation eine Arbeitserleichterung im Alltag darstellt. Dem reinen Fokus auf den Aufwand weicht die Erkenntnis, welchen enormen Nutzen diese Veränderung für alle langfristig hat. Dezentrale und effizientere Arbeitsweisen, strukturierte und automatische Arbeitsabläufe sind Beispiele für die Auswirkungen. All diese Veränderungen tragen zum Erhalt der Arbeit bei und mehr noch, sie geben Raum für die Erstellung neuer Leistungsfelder und eine intensivere Beratung der Mandant:innen.  

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Häufig hört man von gescheiterten Transformationsprojekten, weil entweder die Mitarbeitenden noch nicht so weit waren oder die Technologie nicht gepasst hat. Gibt es konkrete Tipps für Kanzleien, die jetzt in die Zukunft investieren möchten?

Christian Weiss: Die Pandemie war der letzte Anstoß für viele Branchen, sich der digitalen Transformation zu widmen. Auch die Mitarbeiter:innen haben die Alternativlosigkeit der Lage erkannt und ließen sich auf Software und Remote-Work ein. Durch das Erleben der Vorteile konnten Aversionen gegenüber der Transformation abgebaut und die entscheidenden Meter gutgemacht werden. Die Technologie und die Bereitschaft zum Wandel haben sich über die letzten 14 Monate angeglichen. Dennoch bedarf es weiterhin der Überzeugung.  

Sinnvoll ist es, sich als Kanzlei zunächst einem Digitalisierungscheck zu unterziehen und auf sich selber und seine Bedürfnisse zu schauen.

Kanzleien sollten weder in Aktionismus noch in Perfektionismus verfallen, um Unsicherheit zu vermeiden. Sinnvoll ist es, sich als Kanzlei zunächst einem Digitalisierungscheck zu unterziehen und auf sich selber und seine Bedürfnisse zu schauen. Sie sollten sich Gedanken zur eigenen Arbeitsweise, der Zusammenarbeit mit den Mandanten und der eigenen Leistungserstellung machen und analysieren. Für diese Bereiche gilt es dann zu definieren, an welcher Stelle der größte Bedarf besteht. Sei es in der Kommunikation oder einem Prozess. Eine umfassende Analyse des Istzustands ist der Ausgangspunkt für die Roadmap.  

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Die duale Kanzleientwicklung ist eine ganzheitlich gedachte Strategie für Steuerberaterkanzleien. Wie unterstützt das Leistungsangebot Kanzleien zukunftsfähig zu werden?  

Christian Weiss: Für die Zukunft ist das Zusammenspiel zwischen Mensch, Organisation und Technologie wesentlich. Die Duale Kanzleientwicklung ist so konzipiert, dass wir gemeinsam mit Kanzleien den Weg beschreiten, digitaler, automatisierter und innovativer zu werden.  

Generell ist es die Symbiose aus Weiterbildung und Softwareimplementierung, die zu einer dynamischen und nachhaltigen digitalen Transformation führt und damit Kanzleien zukunftsfähig macht. Wir stimmen die Theorie und die Softwareintegration aufeinander ab und führen Sie in unserer Roadmap sinnvoll zusammen. Dem Seminar zum Changemanagement folgt die alltägliche Arbeit mit einem neuen HR-System und wird so direkt positiv erlebbar.  
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Die Duale Kanzleientwicklung bringt Mensch und Technologie in Einklang. Durch diese einzigartige Berücksichtigung von Mindset, Technologie und Organisation bieten wir Kanzleien ein effektives und nachhaltiges Konzept für die Zukunft an.  

Weitere Informationen finden Sie auf: https://digitale-steuerkanzlei.haufe.de/duale-kanzleientwicklung